Legal design

Legal design is het visualiseren van juridische informatie. Met slimme legal graphics kun je veel complexe informatie in één oogopslag duidelijk maken. De focus bij de visualisering van het recht ligt bij ons op visual contracts en legal graphics in de procespraktijk.

Advocaten besteden veel tijd aan het schrijven van juridische documenten. Contracten, brieven, dagvaardingen. Heerlijk, al die kleine lettertjes waarmee ondernemers samenwerkingen vormgeven, conflicten winnen of aan de eisen van de wetgever voldoen. Maar… wie houdt er nog meer van deze omgevallen boekenkast aan juridische documentatie? Daar willen we verandering in brengen. Een contract, brief of dagvaarding is geen tekst van juristen voor juristen. Een contract moet voor iedereen begrijpelijk zijn. Niet alleen voor advocaten en rechters – maar ook voor founders, investeerders en vakkenvullers. Want begrip voorkomt conflict. Wij zijn advocaten en ondernemers. Wij spreken de taal van de cliënt en zijn in staat complexe juridische concepten op een normale manier uit te leggen. Dat doen we in woord, en beeld. Wanneer we plaatjes (visuals) gebruiken om contracten toegankelijker, dagvaardingen overtuigender en brieven korter te maken, spreken we van legal design. Legal design is één van de focuspunten in onze missie om de advocatuur te moderniseren.

Waarom gebruiken we legal design?

Complexe informatie komt met legal design beter over dan met woorden. Dat is geen nieuw inzicht. De Russische auteur Ivan Turgenev schreef in 1861 (in zijn beroemde boek ‘Vaders en Zonen’) al “Een tekening vertelt me in één oogopslag wat een boek me in tien pagina’s vertelt”. En deze waarheid – die je zelf waarschijnlijk ook wel op je klompen aanvoelt – wordt in vele bronnen sindsdien nog maar weer eens bevestigd. Zo staat in het boek Visuals Matter!:

Visual representations aid comprehension of complex phenomena and large volumes of data, overcoming cognitive limitations. Unlike text, visuals do not superimpose a linear flow of arguments; visuals are nonlinear […] A visual can provide a rich overview of arguments and their relationships more effectively.

Visuals vergroten het cognitieve vermogen. Ze stellen ons in staat meer informatie op te nemen, te verwerken en te reproduceren. Professor Colin Ware legt uit dat we meer informatie via het zicht binnenkrijgen dan via alle andere zintuigen gezamenlijk. “The eye and the visual cortex of the brain form a massively parallel processor that provides the highest bandwidth channel into human cognitive centers.” Visuals brengen grote hoeveelheden informatie efficiënt over, en maken het makkelijk patronen te herkennen en om hypotheses te formuleren.

Our limited short-term memory constrains our ability to cope with complex problems. We can only hold three to nine chunks of information. We process on average four or fewer variables at a time. Excessive amounts of data can lead to information overload, regardless of information, and inaccurate decisions (zie wederom J. Geraldi en M. Alt).

De uitbreiding van ons kortetermijngeheugen leidt dus tot het beter verwerken van informatie en het maken van goede beslissingen op basis van deze informatie: …. a visual can be an extension of the short-term memory. As visuals are processed quickly, we can regain access to information of a visual in fractions of seconds. This is useful in solving complex problems because a visual can ‘hold’ information while we examine other aspects of a problem.

Ook Daniel Kahneman schrijft in zijn beroemde boek ‘Thinking, Fast and Slow’ dat er een link is tussen prettig weergegeven informatie en het cognitieve systeem. Hij concludeert dat makkelijk te verwerken informatie eerder als ‘waar’ aangenomen wordt dan informatie die complex wordt weergegeven en daarmee lastig te verwerken is.

Visuals en de huidige juridische praktijk

De juridische sector is van oudsher op taal gefocust. Vonnissen, verordeningen, processen-verbalen: allemaal lange lappen tekst. Sommige juristen zeggen dat dit ‘beter’ is, zo. Want de primaire bron – de wet – is immers in tekst uitgedrukt. Daarom kun je zelf ook maar beter tekst gebruiken. Anders zouden er mogelijk verwarringen ontstaan tussen de tekst van de wet enerzijds, en de visual in een contract of processtuk anderzijds.

Maar dat argument gaat volgens ons niet op. Dat de wet tweedimensionaal en lineair is, wil niet zeggen dat advocaten ook tweedimensionaal en lineair moeten zijn. Wij vinden juist dat het de taak van de advocaten is om – steeds in de geest van de wetgever – te vernieuwen en verbeteren. Alleen zo worden juridische documenten toegankelijker. En dat is in het belang van onze cliënten.

Contracten en user experience

Een goed contract is een gebruiksvriendelijk contract. Eén van de eerste pleitbezorgers van user centric contracting is Alan Siegel. TED Talk Alan Siegel

De strekking van Siegels verhaal: onleesbare juridische documenten leiden tot maatschappelijke schade: partijen accepteren voorwaarden waarvan ze de inhoud niet kennen. Siegel heeft de voorwaarden die gebruikers van een credit card moeten accepteren teruggebracht tot één A4tje, geschreven in normale taal en ondersteund door iconen.

Ook wetenschappers houden zich bezig met die onderwerp. De Finse onderzoeker Stefania Passera heeft uitgebreid research gedaan naar user-centric-contracting. Zij concludeert dat legal design ervoor kan zorgen dat contracten gebruiksvriendelijker, duidelijker en effectiever worden.

Het Legal Design Lab van Stanford University bevestigt dit onderzoek en laat zien hoe gebruikers met terms & conditions en privacy policies omgaan. Conclusie: ze zijn te lang en te ingewikkeld en ze worden vrijwel nooit gelezen.

Legal design en De Roos Advocaten

Onder het mom van ‘Als je het niet kan tekenen, klopt het waarschijnlijk niet’ hebben wij in onze advocatenpraktijk legal design vanaf het eerste begin omarmd. Het gebruik van visuals in onze praktijk heeft grote waarde. Wij gebruiken legal design bij het opstellen en uitonderhandelen van contracten en bij het voeren van procedures.

Onderhandelingen

Onderhandelen is geen zero sum game. Als je de Harvard methode van onderhandelen hebt gelezen, dan begrijp je dat het succes van onderhandelen ligt in de zoektocht naar alternatieven die voor beide partijen gunstig zijn.

In de praktijk vinden onderhandelingen vaak plaats naar aanleiding van conceptteksten. De ene partij stelt het eerste concept op. Vervolgens gaat de andere partij in dat concept strepen en teksten toevoegen. Dat ‘strepen’ plaatst partijen tegenover elkaar. En dat terwijl een goede onderhandeling nu juist vergt dat partijen samen ‘outside the box’ naar oplossingen zoeken.

Om die reden gebruiken we in onze praktijk visuals tijdens het onderhandelingstraject. Het liefst: op een whiteboard en met de mogelijkheid om eenvoudig lijntjes toe te voegen of weg te halen. De handelingen rondom zo’n whiteboard zijn inherent constructief. Iedere pennenstreek van een partij voegt iets toe aan de mogelijke oplossing (in plaats van dat een suggestie van de andere partij wordt weggestreept). Partijen blijven op die manier langer en effectiever zoeken naar een voor beide partijen aantrekkelijke oplossing. En de kans op een (voor beide partijen) geslaagde onderhandeling is groter.

Contracten

Visuals hebben veel positieve effecten op onze contracten. De ervaring leert ons het volgende:

Een contract met visuals is sneller klaar.
Dankzij visuals zijn er minder misverstanden.
Visuals maken contracten tot een tool met blijvend nut.

1: Sneller klaar

De ‘look & feel’ van een contract zijn belangrijk. Contracten markeren een belangrijk moment in een onderneming. Denk aan: een scale-up die een grote investering binnenhaalt of een jonge onderneming die een belangrijke internationale samenwerking aangaat.

Met visuals klinkt deze positieve ontwikkeling ook door het contract. Anders gezegd: als de contractspartijen niet de hele tijd naar een saai stuk vol juridisch jargon kijken, maar in plaats daarvan naar een prettig ogend document – dan houden zij het grote plaatje makkelijker in het achterhoofd (‘we zijn hier met iets leuks bezig!’ in plaats van ‘waarom zit ik hier een saaie attorney-at-law tekst te lezen’).

Dat is niet futiel. Sentiment en lol zijn essentieel voor de dealdynamiek. En uiteindelijk leidt het tot minder markups en feedbackloops.

2: Minder misverstanden

Tekst is multi-interpretabel. Een ingewikkelde clausule kan vaak op meer dan twee manieren worden uitgelegd. Dit is de kern van bijna ieder juridisch geschil. ‘Wat hebben we nu eigenlijk afgesproken?’. Visuals verhelpen dit soort uitleg-discussies.

3: Blijvend nut

Contracten eindigen na ondertekening vaak in een la, om nooit meer bekeken te worden. Pas als tussen partijen frictie ontstaat, komt het contract boven water. Dan is het eigenlijk al te laat. Want de bedoeling van een contract is nu juist dat partijen goed begrijpen wat zij van elkaar mogen verwachten. Een contract dient een Tom-Tom te zijn, die partijen op prettige wijze door hun samenwerking loodst.

Wij maken om die reden visuele weergaven van de kernbepalingen uit het contract. Het contract zelf gaat nog wel in een dossiermap bij de juridische afdeling. Maar de mensen uit de business krijgen een visual, waarmee zij in één oogopslag kunnen zien wat ze moeten doen en wat ze kunnen verwachten.

Procedures

Rechters zijn wellicht de belangrijkste ‘end users’ van juridische stukken. En ook die users hebben veel baat bij legal design. Als je als procespartij eerst duidelijk uitlegt wat er nu eigenlijk allemaal gebeurd is, sta je vaak al met 1-0 voor. Rechters zijn geneigd de partij die informatie het duidelijkst presenteert, ook eerder te volgen dan de partij die er (afgezien van de inhoud) een rommeltje van maakt. Visuals zijn overtuigend en blijven hangen.

Contact

Neem voor meer informatie over dit thema contact op met Maurits Fornier. Maurits is advocaat gespecialiseerd in legal design. Als je je opgeeft voor onze nieuwsbrief ontvang je een paar keer per jaar legal infographics in je mail en houden we je op de hoogte over onze missie het recht te innoveren.

Over ons

De Roos Advocaten is een ervaren, toegankelijk en transparant advocatenkantoor. We leveren steengoed juridisch advies op maat op het gebied van Ondernemingsrecht, Intellectueel Eigendomsrecht, Financieel Recht, Commercieel contractenrecht en Privacyrecht. We zijn het juridische verlengstuk van je onderneming.

Philip de Roos

Advocaat

Sander Kooijman